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Dû à l’essor du numérique, du cloud computing, du big data, l’utilisation des IA, le digital learning, la 5G… De nombreux métiers digitaux et processus d’automatisation ont vu le jour, et c’est sur ce dernier que nous allons nous pencher.
Avec cette évolution, de nombreux secteurs, dont les RH envisagent progressivement de digitaliser et automatiser leur travail. Même si à l’heure actuelle, seulement 6% des grandes entreprises affirment avoir digitalisé totalement leurs processus RH¹.
Cependant, nous pouvons constater une augmentation de cette pratique dans les entreprises depuis le covid-19 - où beaucoup d’entreprises ont du adopté le télétravail.
En effet, afin de faciliter la communication et la transmission d’informations à distance, il a fallu digitaliser certains processus, notamment la digitalisation des formations et des documents.
Les évolutions et les avantages sont nombreux. En suivant ce guide, vous comprendrez comment digitaliser vos processus RH.
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Pour faire simple : La digitalisation des ressources humaines, connu aussi comme étant “la dématérialisation des RH”, correspond à l’intégration du digital, l'automatisation des tâches ainsi que l’intégration des différents outils numériques dans les fonctions des ressources humaines.
De manière générale et Pour comprendre la digitalisation RH, il faut identifier le problème qui a provoqué cette solution…
Pourquoi digitaliser ?
Les RH ont plusieurs missions à remplir telles que :
-Gestion de l'administration du personnel (gestion de la paie, suivi des congés et desabsences, notes de frais...),
-Prévention de la santé et de la sécurité,
-Développement de la marque-employeur,
-Déploiement de programmes d’e-learning,
-Communication interne,
-Gestion des talents (organisation des entretiens, gestion des carrières, formations ...),
-QVT (bien-être des collaborateurs, amélioration des conditions de travail, accompagnement des managers, politique RSE... ),
-Suivi des performances RH & des KPIs…
En plus de toutes ces tâches, avec l’évolution des entreprises et des start-up, les RH ont vu leurs missions s’enrichir et se diversifier ; jusqu’à se sentir débordé par leurs tâches pour la plupart.
Celles-ci sont plus nombreuses et plus longues à traiter, d’où la nécessité d’automatiser les différents processus pour mener à bien toutes ces missions.
D’après une étude, 90% des RRH (Responsable Ressources Humaines) se sentent épuisés, l’une des causes principales serait le manque de temps et de ressources propres de gestion des RH pour 61% des répondants à cette étude.
Tout d’abord, en numérisant et en dématérialisant vos documents, vous permettez à votre équipe d’avoir d’y avoir un accès plus facile, mais vous renforcez aussi leur sécurité, finis les documents perdus, volés, détruit ou abimé par mégarde, en les digitalisant, vous protégez vos données éternellement ! (sauf en cas de bug de l’an 3000 😉)
Avec l’automatisation des tâches répétitives, le RH va gagner en temps et en productivité, ce qui lui permettra ensuite de se concentrer sur les tâches les plus importantes, mais également d’être plus flexible et de pouvoir réaliser des tâches urgentes.
Optez pour un recrutement plus simple et un meilleur onboarding ! Avec la digitalisation, vous pouvez recevoir et trier les CV numériquement, gérer vos entretiens en visioconférence, suivre plus facilement les informations liées à chaque candidat. Etc
Véritable atout pour votre marque employeur, le candidat bénéficiera aussi de cette digitalisation, puisqu’il sera plus simple de communiquer avec lui, lui transmettre les documents, faire la paperasse, voir et signer son contrat avec une signature électronique, et les délais en seront fortement réduits.
De plus, vos salariés en seront satisfaits, en effet, avoir plus de visibilité sur les documents de l’entreprise, indique un véritable désir d’améliorer la communication et la transparence de l’entreprise.
Ils pourront aussi poser des congés plus simplement, discuter en direct avec leur RH par chat box ou même accéder aux formations internes proposés par la boite, ce qui sera un vrai plus pour la QVT de vos collaborateurs. D’ailleurs, si vous souhaitez améliorer la QVT dans votre entreprise, nous avons développé une solution que je vous laisse découvrir ci-dessous :
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Après la théorie, il faut passer à la pratique !
Pour faire face aux problèmes précédemment cités et suivre la tendance qui pousse de plus en plus les employés au télétravail, la digitalisation RH devient un enjeu majeur. Pour y parvenir, plusieurs méthodes existent :
-La numérisation : création d’une copie numérique accessible en ligne à partir d’un format papier.
C’est l’une des méthodes les plus simples pour commencer ! De nombreuses entreprises l’ont déjà fait, ainsi que des bibliothèques pour garder une copie de leurs documents en cas de perte de leur version physique (à cause d’un incendie par exemple).
-La dématérialisation : production d’un document numérique à partir d’un système informatique, on parle également de dématérialisation des documents RH.
Pour dématérialiser, il faut d’abord numériser. Une fois numérisé, l’entreprise peut faire le choix de continuer à rédiger les documents par papier en les numérisant à chaque fois. Elle peut également les rédiger directement en numérique, c’est ce qu’on appelle la dématérialisation.De plus, si vous utilisez énormément de papier dans votre entreprise, le fait de dématérialiser peut réduire l’impact carbone.
-L’automatisation des tâches : C’est une série d’actions ou de règles qui s’exécutent automatiquement après avoir été configuré, pouvant être répété autant de fois que désiré. Ce processus est surnommé “Workflow”.
Par exemple, vous pouvez créer un Workflow, qui permet d’optimiser la prise de congés. À l’aide d’un formulaire en ligne ou d’un site, les collaborateurs auront accès à leurs soldes de congés, ainsi qu'à un calendrier où ils pourront directement faire une demande de congés. Ensuite, son manager sera notifié instantanément et pourra valider ou non. S'il accepte, l’automatisation peut même aller jusqu’à inscrire ces congés directement sur la fiche de paie.
-Centralisation : Centralisation de toutes les informations et données pour y faciliter l’accès à tous.
Ces différentes méthodes de digitalisation RH passent par un ensemble de logiciels SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) qui permet d’automatiser les différents processus RH et de les rendrent plus fiables et accessibles.
Ainsi, les technologies digitales permettent aujourd’hui aux RH d’améliorer la fiabilité et la gestion des processus, notamment grâce à la dématérialisation des données et des informations qui contribuent par ailleurs à la politique RSE des entreprises.
À peu près toutes les tâches répétitives d’un RH peuvent être digitalisées.
La gestion de la paie avec des bulletins de salaire envoyés par mail, ou la gestion des déclarations sociales, la gestion du personnel, de leur demande de télétravail et de la gestion de leurs congés.
Mais aussi la gestion des recrutements et des entretiens des nouvelles recrues (entre autres).
Presque tout peut être digitalisé !
Néanmoins, si vous venez à digitaliser votre gestion des ressources humaines, n’oubliez pas qu’il vous faudra du temps pour commencer à automatiser, mais que c’est un réel investissement rentable sur le long terme. N’hésitez donc pas à mettre certaines de vos tâches en attentes, le temps de vous former et de commencer votre transition digitale.
Bonne digitalisation !
¹ : D’après le Baromètre 2021 de la digitalisation de la fonction RH par Deloitte et CrossKnowledge.
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