Le guide de la digitalisation RH

Publié le
12/12/2022
Auteur
Thomas Dubois
Rejoins la communauté Kobi'News !
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Avec l’essor du numérique, du cloud computing, du big data, de l’utilisation des IA, du digital learning et de la 5G, de nombreux métiers digitaux et processus d’automatisation ont vu le jour. C’est sur ce dernier point que nous allons nous pencher. De nombreux secteurs, dont les RH, envisagent progressivement de digitaliser et d’automatiser leur travail. Même si à l’heure actuelle, seulement 6% des grandes entreprises affirment avoir digitalisé totalement leurs processus RH¹, nous constatons une augmentation de cette pratique dans les entreprises depuis le COVID-19, période où beaucoup d’entreprises ont dû adopter le télétravail. Pour faciliter la communication et la transmission d’informations à distance, il a fallu digitaliser certains processus, notamment la digitalisation des formations et des documents. Les évolutions et les avantages sont nombreux. En suivant ce guide, vous comprendrez comment digitaliser vos processus RH.

Femme travaillant sur son ordinateur

La digitalisation RH, qu’est-ce que c’est ?

La digitalisation des ressources humaines, également connue sous le terme de "dématérialisation des RH", correspond à l’intégration du digital, à l'automatisation des tâches ainsi qu’à l’intégration des différents outils numériques dans les fonctions des ressources humaines. Cela fait souvent référence à la dématérialisation des documents liés à cette fonction : fiches de paie, contrats de travail, dossiers du personnel, guides d’entretien annuels, etc. Les données du personnel sont ainsi centralisées et les informations confidentielles protégées. Mais la digitalisation RH ne s’applique pas seulement aux activités de recrutement, elle concerne toutes les activités du pôle des ressources humaines. Plateformes de travail collaboratif, formation en ligne, agendas partagés… Le digital s’invite partout dans l’univers des ressources humaines.

Pourquoi digitaliser ?

Les RH ont plusieurs missions à remplir telles que :

  • Gestion de l'administration du personnel (gestion de la paie, suivi des congés et des absences, notes de frais...),
  • Prévention de la santé et de la sécurité,
  • Développement de la marque-employeur,
  • Déploiement de programmes d’e-learning,
  • Communication interne,
  • Gestion des talents (organisation des entretiens, gestion des carrières, formations...),
  • Qualité de Vie au Travail (bien-être des collaborateurs, amélioration des conditions de travail, accompagnement des managers, politique RSE...),
  • Suivi des performances RH & des KPIs.

En plus de toutes ces tâches, avec l’évolution des entreprises et des start-up, les RH ont vu leurs missions s’enrichir et se diversifier, jusqu’à se sentir débordés par leurs tâches pour la plupart. Ces tâches sont plus nombreuses et plus longues à traiter, d’où la nécessité d’automatiser les différents processus pour mener à bien toutes ces missions.

D’après une étude, 90% des RRH (Responsable Ressources Humaines) se sentent épuisés, l’une des causes principales serait le manque de temps et de ressources propres de gestion des RH pour 61% des répondants à cette étude.

Quels avantages pour une entreprise ?

Que ce soit pour l’entreprise, le personnel et le service des ressources humaines, la digitalisation RH présente plusieurs avantages :

  • Gain de temps et productivité : l’automatisation des tâches et des processus permet à chacun de passer moins de temps sur l’administratif et de se concentrer sur les missions du cœur de métier.
  • Communication fluide : les informations se diffusent mieux et plus rapidement.
  • Fiabilité accrue : les données étant collectées, centralisées, sécurisées et traitées de façon automatique, cela ne laisse plus de place à l’erreur humaine.
  • Optimisation du recrutement : les processus de recrutement sont simplifiés et accélérés.
  • Meilleur suivi des collaborateurs : chaque collaborateur est mieux accompagné tout au long de sa carrière.
  • Impact environnemental réduit : la réduction de l’utilisation des documents papier s’inscrit dans une démarche RSE.
  • Amélioration de la satisfaction des collaborateurs : ils apprécient la transparence, l’accès facilité aux informations et une communication plus aisée.

Ils pourront aussi poser des congés plus simplement, discuter en direct avec leur RH par chat box ou même accéder aux formations internes proposés par la boite, ce qui sera un vrai plus pour la QVT de vos collaborateurs. D’ailleurs, si vous souhaitez améliorer la QVT dans votre entreprise, nous avons développé une solution que je vous laisse découvrir ci-dessous :

Comprendre les enjeux de la digitalisation de la fonction RH

Les enjeux de la digitalisation de la fonction RH sont nombreux et vont bien au-delà d’une simple réduction de la quantité de papier stockée dans l’entreprise.

Consacrer davantage de temps aux missions à forte valeur ajoutée

En dématérialisant et en automatisant les données, les entreprises vont améliorer à la fois la gestion et la fiabilité des processus en interne. Le service RH peut ainsi se dégager des tâches administratives chronophages et se concentrer sur des missions avec une plus forte valeur ajoutée comme la gestion des talents, le recrutement ou encore la fidélisation des collaborateurs.

Développer l’e-réputation dans une démarche RSE

La digitalisation du processus RH va diminuer fortement les impressions papier. Ces actions peuvent et doivent être valorisées dans le cadre de la démarche RSE de l’entreprise. Cela permet d’améliorer la marque employeur et l’e-réputation de l’entreprise, dans le but d’attirer de nouveaux clients et de fidéliser les talents.

Développer la qualité de vie au travail

Le bien-être au travail est un critère primordial pour les jeunes générations. La digitalisation RH est un outil de choix pour optimiser et améliorer la qualité de vie au travail. Du côté du service RH, les équipes développent de nouvelles connaissances et peuvent se focaliser sur des tâches plus intéressantes et motivantes. Du côté des collaborateurs, la communication avec le service RH est plus fluide, leur avis est pris en compte via des sondages et de nouvelles organisations de travail sont favorisées.

Augmenter la productivité

La digitalisation RH est une transformation qui bénéficie à tout le monde : service RH bien sûr, mais aussi collaborateurs et managers. Les outils numériques performants font gagner du temps à tous les niveaux et offrent la possibilité aux collaborateurs de travailler sur des tâches plus stratégiques, ce qui augmente la productivité de l’entreprise.

Femme travaillant sur son ordinateur 2

Comment mettre en place une digitalisation RH ?

La digitalisation des ressources humaines nécessite un temps de réflexion en amont, afin de déterminer les réels besoins de l’entreprise. Cela passe notamment par un état des lieux de l’existant et des besoins des collaborateurs, mais aussi par la prise en compte de leur acceptation ou de leur résistance face à cette transition.

Évaluer les besoins et les objectifs de l’entreprise

La première étape est d’évaluer la situation digitale de l’entreprise : quel est l’existant ? Quels aspects sont à digitaliser ? Quel est le budget disponible ? Quelles sont les compétences déjà présentes au sein du service des ressources humaines ? Pour cela, vous pouvez :

  • Recueillir des feedbacks de l’équipe
  • Faire une veille de la réputation de l’entreprise sur les réseaux sociaux
  • Utiliser des outils spécialisés, comme Cegid Wittyfit

Choisir les outils les plus adaptés à la digitalisation RH

Une fois que vous avez déterminé vos besoins et vos objectifs, vous pourrez choisir les outils digitaux qui seront utilisés au quotidien par les collaborateurs. Le SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) est un incontournable, regroupant l’ensemble des logiciels et outils nécessaires à la gestion des RH. Dans tous les cas, cet outil devra être facile à prendre en main, intuitif, réactif, complet et adaptable.

Mettre en place une stratégie pour accompagner la transition

La digitalisation RH ne peut être une réussite que si elle est accompagnée d’une stratégie de gestion du changement pour en faciliter l’adoption. Cela passe notamment par une formation du pôle RH pour prendre en main les nouveaux outils, impliquer les collaborateurs, organiser des activités autour de la conduite du changement, laisser un temps d’adaptation pour s’approprier cette nouvelle organisation.

La digitalisation de la fonction RH est donc cruciale pour les entreprises : c’est un facteur de compétitivité, de performance et une façon de fidéliser les collaborateurs. Mais cette transformation nécessite une réflexion dans sa mise en place et un accompagnement des collaborateurs pour être acceptée. Des outils sont disponibles pour faciliter la transition et vous encourager dans cette démarche. En suivant ce guide, vous pourrez progressivement intégrer des solutions digitales à vos processus RH, améliorer le bien-être en entreprise, développer votre marque employeur et offrir à vos employés un environnement de travail plus efficace et agréable. Avec des outils adaptés et une stratégie bien pensée, la digitalisation RH est une étape essentielle pour les entreprises modernes souhaitant rester compétitives et attractives dans un marché en constante évolution.

Optimisez votre budget RH : calculez vos bénéfices via notre simulateur d'impact

Le sport en entreprise vous permet d’agir sur votre taux d’absentéisme, votre turnover et augmente la productivité de vos équipes. Kobi agit sur vos indicateurs de performance RH.