Avec l’essor du numérique, du cloud computing, du big data, de l’utilisation des IA, du digital learning et de la 5G, de nombreux métiers digitaux et processus d’automatisation ont vu le jour. C’est sur ce dernier point que nous allons nous pencher. De nombreux secteurs, dont les RH, envisagent progressivement de digitaliser et d’automatiser leur travail. Même si à l’heure actuelle, seulement 6% des grandes entreprises affirment avoir digitalisé totalement leurs processus RH¹, nous constatons une augmentation de cette pratique dans les entreprises depuis le COVID-19, période où beaucoup d’entreprises ont dû adopter le télétravail. Pour faciliter la communication et la transmission d’informations à distance, il a fallu digitaliser certains processus, notamment la digitalisation des formations et des documents. Les évolutions et les avantages sont nombreux. En suivant ce guide, vous comprendrez comment digitaliser vos processus RH.

La digitalisation RH, qu’est-ce que c’est ?

La digitalisation des ressources humaines, également connue sous le terme de "dématérialisation des RH", correspond à l’intégration du digital, à l'automatisation des tâches ainsi qu’à l’intégration des différents outils numériques dans les fonctions des ressources humaines. Cela fait souvent référence à la dématérialisation des documents liés à cette fonction : fiches de paie, contrats de travail, dossiers du personnel, guides d’entretien annuels, etc. Les données du personnel sont ainsi centralisées et les informations confidentielles protégées. Mais la digitalisation RH ne s’applique pas seulement aux activités de recrutement, elle concerne toutes les activités du pôle des ressources humaines. Plateformes de travail collaboratif, formation en ligne, agendas partagés… Le digital s’invite partout dans l’univers des ressources humaines.

Pourquoi digitaliser ?

Les RH ont plusieurs missions à remplir telles que :

• Gestion de l'administration du personnel (gestion de la paie, suivi des congés et des absences, notes de frais...),
• Prévention de la santé et de la sécurité,
• Développement de la marque-employeur,
• Déploiement de programmes d’e-learning,
• Communication interne,
• Gestion des talents (organisation des entretiens, gestion des carrières, formations...),
• Qualité de Vie au Travail (bien-être des collaborateurs, amélioration des conditions de travail, accompagnement des managers, politique RSE...),
• Suivi des performances RH & des KPIs.

En plus de toutes ces tâches, avec l’évolution des entreprises et des start-up, les RH ont vu leurs missions s’enrichir et se diversifier, jusqu’à se sentir débordés par leurs tâches pour la plupart. Ces tâches sont plus nombreuses et plus longues à traiter, d’où la nécessité d’automatiser les différents processus pour mener à bien toutes ces missions.

D’après une étude, 90% des RRH (Responsable Ressources Humaines) se sentent épuisés, l’une des causes principales serait le manque de temps et de ressources propres de gestion des RH pour 61% des répondants à cette étude.

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Quels avantages pour une entreprise ?

Que ce soit pour l’entreprise, le personnel et le service des ressources humaines, la digitalisation RH présente plusieurs avantages :

• Gain de temps et productivité : l’automatisation des tâches et des processus permet à chacun de passer moins de temps sur l’administratif et de se concentrer sur les missions du cœur de métier.
• Communication fluide : les informations se diffusent mieux et plus rapidement.
• Fiabilité accrue : les données étant collectées, centralisées, sécurisées et traitées de façon automatique, cela ne laisse plus de place à l’erreur humaine.
• Optimisation du recrutement : les processus de recrutement sont simplifiés et accélérés.
• Meilleur suivi des collaborateurs : chaque collaborateur est mieux accompagné tout au long de sa carrière.
• Impact environnemental réduit : la réduction de l’utilisation des documents papier s’inscrit dans une démarche RSE.
• Amélioration de la satisfaction des collaborateurs : ils apprécient la transparence, l’accès facilité aux informations et une communication plus aisée.

Ils pourront aussi poser des congés plus simplement, discuter en direct avec leur RH par chat box ou même accéder aux formations internes proposés par la boite, ce qui sera un vrai plus pour la QVT de vos collaborateurs. D’ailleurs, si vous souhaitez améliorer la QVT dans votre entreprise, nous avons développé une solution que je vous laisse découvrir ci-dessous :

Comprendre les enjeux de la digitalisation de la fonction RH

Les enjeux de la digitalisation de la fonction RH sont nombreux et vont bien au-delà d’une simple réduction de la quantité de papier stockée dans l’entreprise.

Consacrer davantage de temps aux missions à forte valeur ajoutée

En dématérialisant et en automatisant les données, les entreprises vont améliorer à la fois la gestion et la fiabilité des processus en interne. Le service RH peut ainsi se dégager des tâches administratives chronophages et se concentrer sur des missions avec une plus forte valeur ajoutée comme la gestion des talents, le recrutement ou encore la fidélisation des collaborateurs.

Développer l’e-réputation dans une démarche RSE

La digitalisation du processus RH va diminuer fortement les impressions papier. Ces actions peuvent et doivent être valorisées dans le cadre de la démarche RSE de l’entreprise. Cela permet d’améliorer la marque employeur et l’e-réputation de l’entreprise, dans le but d’attirer de nouveaux clients et de fidéliser les talents.

Développer la qualité de vie au travail

Le bien-être au travail est un critère primordial pour les jeunes générations. La digitalisation RH est un outil de choix pour optimiser et améliorer la qualité de vie au travail. Du côté du service RH, les équipes développent de nouvelles connaissances et peuvent se focaliser sur des tâches plus intéressantes et motivantes. Du côté des collaborateurs, la communication avec le service RH est plus fluide, leur avis est pris en compte via des sondages et de nouvelles organisations de travail sont favorisées.

Augmenter la productivité

La digitalisation RH est une transformation qui bénéficie à tout le monde : service RH bien sûr, mais aussi collaborateurs et managers. Les outils numériques performants font gagner du temps à tous les niveaux et offrent la possibilité aux collaborateurs de travailler sur des tâches plus stratégiques, ce qui augmente la productivité de l’entreprise.