Le guide de l’onboarding

L'onboarding est une étape déterminante pour les entreprises qui cherchent à attirer et à fidéliser les talents. Cependant, de nombreuses entreprises considèrent que l'intégration de leurs nouveaux employés n'est pas optimale.
February 28, 2023

Les statistiques sont éloquentes : selon une étude de Cadremploi, 33% des démissions de cadres sont liées à une mauvaise intégration, avec 65% de ces démissions survenant au cours des six premiers mois de prise de poste.

L'onboarding est donc cruciale pour la performance de l'entreprise.

Nous allons vous présenter les étapes indispensables à un onboarding réussi pour structurer l'intégration de vos nouveaux employés.

Qu’est-ce que c’est ?

L’appellation “Onboarding” vient de nos amis anglais pour designer “l’embarquement”.

Si ce mot est avant tout utilisé en aéronautique, il faut savoir qu’il a aussi une grande place dans le secteur de l’entreprise.

En effet, l’onboarding représente l’ensemble des processus d’intégration mis en place dans l’entreprise, pour accueillir une nouvelle recrue.

Ce processus intervient dans le prolongement du recrutement et impacte grandement la réussite de celui-ci.

Pourquoi est-il important de réussir son onboarding ?

L’onboarding peut être déterminant dans votre entreprise, puisqu'un salarié correctement accueilli se sentira bien et sera plus enclin à rester.

Imaginez, vous rejoignez une entreprise qui ne dispose pas d’un programme d’onboarding…

C’est votre premier jour, vous arrivez dans les bureaux, on vous présente pendant 10 min, puis vous êtes laissé seul, livré à vous-même sans connaitre les points importants, à ce moment vous vous posez plusieurs questions : “Qu’elles sont mes objectifs ? Quelles sont mes taches ? Que fait précisément l’entreprise et comment le font-ils ?”

Dès le premier jour, vous êtes largué, et cette sensation négative, ne vous donne pas envie de revenir le lendemain.

Voilà ce que provoque un mauvais onboarding.

Pour le réussir, il faut que tout soit déjà près dès son arrivée !

Un homme travaillant sur son ordinateur tout en prenant des notes dans son salon

Comment le préparer ?

Pour vous expliquer comment le préparer, j’ai découpé ça en 4 étapes clés :

Preboarding

Le preboarding, aussi appelé pre-onboarding est un processus qui se déroule avant le premier jour de travail d’un nouvel employé. C’est une étape qui a comme but de préparer le nouvel employé à son intégration dans l’entreprise.

Il peut inclure des activités telles que la visite des locaux, des réunions d’informations, de réunions pour rencontrer les futurs collègues, l’envoi de document, l’accès à des outils pour commencer à prendre en main, ainsi que les moyens de communications pour répondre à toutes questions et préoccupation du nouvel employé.

Le preboarding, est la première étape pour renforcer la relation entre l’employeur et l’employé avant même qu’il n’arrive et de lui donner un aperçu de ce qui l’attend lors de son intégration dans l’entreprise.

Le premier jour

Le premier jour est crucial pour le succès de son intégration. Beaucoup de personnes se fit à leur première impression, c’est pourquoi il est important de réussir cette première journée d’onboarding.

Afin d’y parvenir, commencez par le mettre à l’aise, accueillez le avec le sourire, chaleureusement et avec une attitude amicale et ouverte, il doit pouvoir se sentir suffisamment à l’aise pour vous poser des questions.

Présentez-le à ses collègues et ses superviseurs pour favoriser la discussion, en plus si vous avez bien géré son preboarding, ça n’en sera que plus facile.

Définissez-lui son travail et ses tâches pour éviter toutes confusions, de plus vous pouvez même commencer à planifier sa première semaine avec lui, trouvez le bon équilibre, ne lui en demandez pas trop dès la première semaine, et ne lui donnez pas assez non plus, demandez lui ce qu’il pense être capable de faire ces premières semaines.

Si ce n’est pas déjà fait, transmettez tous les documents qui servent à son travail ainsi que les outils et formations nécessaires.

À l’heure du déjeuner, inviter le à manger avec l’équipe pour qu’ils puissent apprendre à mieux le connaitre.

Pour finir, en fin de journée, demandez lui comment il se sent et s'il a besoin de quelque chose. Vous devez lui montrer que vous êtes disponible pour lui ces prochaines semaines dans le but le rassurer et de l’aider.Si, vous ne pouvez pas l’être, nommez un parrain/mentor qui pourra l’aider à s’intégrer.

Les semaines à venir

Ça y est ! plusieurs jours se sont écoulés et il est encore dans l’entreprise ! Bravo ! Mais attention, ça ne veut pas pour autant dire qu’il faut s’arrêter là.

En effet, à présent, il faut faire un suivi pour s’assurer que tout se passe bien.

Il faut notamment suivre sa performance, s’assurer qu’il comprenne les informations et taches liées à son poste, accroitre petit à petits ses responsabilités et la diversité de ces taches…

Pensez à adopter un management positif et non punitif, ne vous concentrez pas sur les critiques, concentrer vous sur son développement, son évolution et encouragez-le !

Suivez de près son intégration, et vous pouvez même jusqu’à prévoir un entretien avec lui pour lui demander comment il s’intègre.

Et continuez à le faire s’intégrer en organisant occasionnellement des évènements d’équipe, comme un teambuilding, un escape game, ou même du sport.

Je vous invite à cliquer sur cette bannière ci-dessous, si vous souhaitez attribuer un budget sport à vos collaborateurs, pour qu’ils puissent se dépenser sans trop dépenser.

Attribuer un budget sport à vos collaborateurs en cliquant sur cette image

En mettant en place ces pratiques, le nouvel employé peut se sentir soutenu dans son développement sans être oppressé par un suivi excessif ou négatif. Cela contribue aussi à une intégration réussie et à une durée de vie plus longue dans l'entreprise.

Feedback & l’après

À la fin de sa période d’essai, réalisez un entretien avec cette employée, lors de cet entretien, vous jugerez son efficacité, sa relation avec les autres, mais aussi s'il est suffisamment autonome, pour mettre fin à cet onboarding.

C’est également l’occasion d’avoir son feedback sur comment il se sent dans l’entreprise et avec ses collèges.

Demandez-lui aussi, s'il est content de son onboarding, et s'il aurait des idées pour améliorer les prochains onboarding.

Pour finir, demandez lui s'il est prêt à devenir le parrain/mentor d’un futur nouvel employé, ainsi la boucle est bouclé.

2 collègues côte a côte, souriant à un bureau

Les erreurs à éviter

L’onboarding est un point qu’il ne faut pas louper en entreprise, beaucoup d’entre elles souhaitent le réussir, souvent la volonté est présente, mais les actions ne sont pas toujours à hauteur de celles-ci.

Et de nombreuses erreurs peuvent être commises au cours du processus, ce qui peut rendre  difficile l’intégration d’un nouvel employé.

Tout d'abord, négliger le preboarding peut affaiblir la relation entre le nouvel employé et l'entreprise dès le départ. De plus, une communication claire est essentielle pour éviter les confusions et les incohérences. La formation a aussi son importance pour que le nouvel employé se sente compétent et confiant dans son nouveau poste. Il faut prendre en compte les différences culturelles pour garantir que le nouvel employé se sente à l'aise et intégré dans l'entreprise.

Il ne faut pas sous-estimer le soutien continu pour aider le nouvel employé à s'intégrer efficacement et à réussir dans son poste.

En évitant ces erreurs, le processus d'onboarding peut être plus efficace, renforcer la relation avec le nouvel employé et contribuer à une intégration réussie et à une satisfaction durable dans le poste.

Onboarding à distance

L'onboarding à distance consiste à intégrer un nouvel employé à une entreprise sans l'avoir directement en face à face.

Ce procédé est de plus en plus fréquent depuis la pandémie de COVID-19, puisque des employeurs recrutent dans d’autres régions, et d’autres favorise le télétravail pour réduire les frais et accroitre le bien-être de leurs salariés.

Malgré la distance, l’onboarding ne doit pas être délaissé, il sera différent, mais pas moins important.

Ce processus peut comprendre une combinaison de vidéoconférences, de courriels, de webinaires, de modules de formation en ligne et de conversations téléphoniques pour transmettre les informations et les instructions nécessaires au nouvel employé.

La technologie permet une communication et une collaboration efficaces avec le nouvel employé, surtout à distance, n’hésitez pas à transmettre un maximum d’informations à l’aide de celle-ci.

Assurez-vous que les employés existants sont informés et préparés pour travailler avec le nouvel employé à distance, en privilégiant une collaboration efficace dès le départ.

Exemples d’onboarding réussi

WelcomeToTheJungle :

Pour préparer l’intégration d’une nouvelle recrue, ils s’y prennent quelques mois avant en les intégrant petit à petit avec notamment des invitations à des événements d’équipes, en leur envoyant un mail récap (présentation équipe, planning.etc) quelques jours avant le premier jour.

Lors du premier jour, tout est déjà prêt, le matériel, l’agenda booké les 2 premières semaines, un welcome kit.etc

Les jours suivants, les nouveaux arrivants sont mis en relation avec les différentes équipes ainsi que leurs métiers, ils sont aussi formés aux différents outils de l’entreprise, déjeuners prévus avec les fondateurs et les différentes équipes, de plus une personne volontaire et non hiérarchique devient le parrain de ce nouvel arrivant pour l’accompagner pendants quelques mois.

Linkedin :

Le parcours commence lors de leur arrivée sur site : un tour des locaux est organisé puis un déjeuner d’équipe est organisé pour présenter le nouvel arrivant.

Au cours de leur première après-midi, les nouveaux collaborateurs ont différentes réunions de prévues pour leur présenter les principaux fonctionnements de l’entreprise.

Très important, à la fin de cette première journée, ils reçoivent un sac à dos avec un ordinateur déjà paramétré et avec les différents outils nécessaires installés !

De plus, une “Roadmap” leur est également transmis, appelée “90 days New Hire Onboarding Plan” et leur servira de point d’appui tout au long de leurs premiers mois d’intégration, regroupant diverses informations sur l’entreprise, mais également sur leurs futures missions au sein de Linkedin.

Le document leur donne une vision découpée “semaine après semaine” afin qu’il puisse suivre un rythme constant sur les différentes tâches à réaliser.

Optimisez votre budget RH : calculez vos bénéfices via notre simulateur d'impact

Le sport en entreprise vous permet d’agir sur votre taux d’absentéisme, votre turnover et augmente la productivité de vos équipes. Kobi agit sur vos indicateurs de performance RH.